MODUŁ FINANSOWO-KSIĘGOWY

Podstawowym aktem prawnym, który określa wymogi, jakie muszą być spełnione przez program komputerowy stosowany do pomocy w prowadzeniu księgowości, jest ustawa z 19 września 1994 roku o rachunkowości z późniejszymi zmianami. Analiza treści ustawy wskazuje, że do modułu finansowo-księgowego odnoszą się zapisy artykułów: 10, 13-18, 23 i 24. Najważniejsze wymogi określa art. 10 ustawy. Dotyczy on wymagań, jakie musi spełnić dokumentacja stosowanego programu finansowo-księgowego oraz wykazu zbiorów stanowiących księgi rachunkowe. Artykuły następne precyzują wymagania w zakresie wydruków, sposobu prowadzenia dziennika (art. 14), sposobu ujmowania zapisów na kontach księgi głównej i ksiąg pomocniczych, częstotliwości i sposobów uporządkowania zestawienia obrotów i sald, ochrony przed zniszczeniem lub modyfikacją dokonanych uprzednio zapisów.

Coraz częściej zdarza się, że jeden zarządca (firma zarządzająca) zarządza nieruchomościami różnych właścicieli (wspólnot mieszkaniowych, zakładów pracy, gmin, osób fizycznych i prawnych). Dla każdego z tych właścicieli powinien on prowadzić osobny rejestr zdarzeń gospodarczych dotyczących wyłącznie nieruchomości, które są jego własnością. Jednocześnie zarządca musi prowadzić księgi rachunkowe dotyczące jego własnej działalności gospodarczej. Biorąc powyższe pod uwagę, podstawowym wymogiem dla modułu finansowo- -księgowego specjalizowanego dla potrzeb zarządców nieruchomości jest możliwość stworzenia w nim osobnej księgi głównej - dla każdego z właścicieli nieruchomości.

Gdy zarządca nieruchomości zarządza nieruchomościami jednorodnymi pod względem własności (np. będącymi wyłącznie własnością gminy), w stosowanym wówczas module finansowo-księgowym trzeba zawrzeć co najmniej informację o: planie kont, kontrahentach, stosowanych dokumentach księgowych i bankach.

Jednocześnie program powinien realizować czynności: związane z ewidencją zdarzeń gospodarczych, przeglądaniem kartotek, drukowaniem dokumentów i raportów, analizą stanu rozrachunków oraz posiadać możliwość naliczania odsetek.

Podstawowym dokumentem ustalającym zasady prowadzenia zapisów księgowych w danej jednostce jest przyjęty przez tę jednostkę plan kont. Może on być ustalany przez różne jednostki w różny (odmienny) sposób, jednak zgodny z przepisami ustawy o rachunkowości. Dlatego moduł finansowo-księgowy powinien umożliwiać pracę w dowolnym układzie kont syntetycznych. Z naszych doświadczeń wynika, że najczęściej stosowany w naszym kraju jest układ, obowiązujący dla wszystkich kont w kartotece, w którym długość symbolu kont syntetycznych wynosi 3 cyfry.

Oprócz kont syntetycznych plan kont ustala dla poszczególnych kont syntetycznych ich rozwinięcie analityczne. W zależności od potrzeb danej jednostki (zarządcy) może to być analityka jedno- lub wielostopniowa. Również w planie kont następuje przypisanie poszczególnych kont do grupy kont transakcyjnych (to znaczy umożliwiających prowadzenie rozrachunków poszczególnych transakcji), grupy kont bilansowych (to znaczy biorących udział w sporządzaniu bilansu jednostki) oraz grupy kont pozabilansowych (nie mających wpływu na bilans jednostki).

Aby wszystkie te niezbędne elementy planu kont mogły być utrwalone w module finansowo-księgowym, kartoteka zawierająca plan kont powinna zawierać następujące elementy:

• unikatowy (w ramach całej kartoteki) symbol konta syntetycznego;

• nazwę konta;

• pole pozwalające zdefiniować zasady tworzenia kont analitycznych kolejnych stopni analityki. Ilość cyfr dowolna, lecz jednakowa dla każdego stopnia (szablon budowy kont analitycznych) dla danego konta syntetycznego;

• pole pozwalające zakwalifikować dane konto do grupy kont transakcyjnych;

• pole pozwalające zakwalifikować dane konto do grupy kont bilansowych lub pozabilansowych.

Tworzenie kont analitycznych wyjaśnia następujący przykład. Na koncie oznaczonym symbolem 501 będziemy gromadzić informacje na temat kosztów zarządzanych zasobów mieszkaniowych. Koszty te dotyczą czterech osiedli mieszkaniowych. W związku z tym, aby mieć informacje o kosztach dotyczących każdego osiedla z osobna, musimy wprowadzić dla konta syntetycznego 501 pierwszy stopień analityki. Konto 501 - 1 będzie dotyczyło kosztów osiedla A, 501 - 2 kosztów osiedla B, 501 - 3 kosztów osiedla C, a 501 - 4 osiedla D.

Jeżeli chcemy uzyskać informacje o kosztach poszczególnych budynków na każdym z osiedli, niezbędne jest wprowadzenie dla każdego z kont typu "analityka I" drugiego stopnia analityki. Można tego dokonać w następujący sposób: 501 - 1 - 01 będzie dotyczyło kosztów budynku o numerze umownym 1 na osiedlu A, a 501 - 4 - 17 - kosztów budynku o numerze umownym 17 na osiedlu D.

Ponieważ symbolika kont analitycznych dla danego konta syntetycznego w różnych firmach tworzona jest w odmienny sposób, moduł finansowo-księgowy powinien umożliwiać tworzenie szablonu konta analitycznego w dowolny sposób. Powinna zatem istnieć możliwość stosowania przy budowie konta analitycznego różnych znaków oddzielających poszczególne stopnie analityki oraz możliwość stosowania w budowie konta nie tylko oznaczeń liczbowych, ale także literowych. Konto 501 - 1 - 01 mogłoby być zbudowane następująco: 501/1/01 lub: 501 - A - 01.

Moduł finansowo-księgowy wspomagający działania zarządcy zarządzającego nieruchomościami więcej niż jednego właściciela musi mieć możliwość utworzenia dla każdego z nich księgi głównej, która będzie zawierać charakterystyczny dla danego właściciela, zatwierdzony przez niego, plan kont. Bardzo często jednak wystąpi sytuacja, że plany kont, według których prowadzone będą zapisy dotyczące poszczególnych właścicieli (nieruchomości), będą w swojej konstrukcji podobne lub wręcz identyczne. Program powinien więc umożliwiać skopiowanie zawartości kartotek planu kont zapisanego w księdze głównej jednego właściciela do księgi głównej innego właściciela. W takim przypadku musi istnieć możliwość modyfikacji nazwy konta.

Bez względu na to, czy zarządca nieruchomości prowadzi zarządzanie na zlecenie jednego czy też wielu właścicieli, będzie on w czasie wykonywania swoich zadań współpracował z różnymi podmiotami prowadzącymi działalność gospodarczą - z kontrahentami.

Współpraca z niektórymi będzie dotyczyła zdarzeń gospodarczych dotyczących tylko wybranych nieruchomości lub będzie związana wyłącznie z działalnością zarządcy. Jednocześnie działalność części kontrahentów będzie dotyczyła większości lub nawet wszystkich nieruchomości. Przykładem może być dostawa wody do nieruchomości lub wywóz nieczystości stałych.

W module prowadzić należy tylko jedną kartotekę zawierającą informacje o kontrahentach. Kartoteka ta musi być dostępna z poziomu każdej księgi głównej prowadzonej dla pojedynczego właściciela.

W kartotece muszą się znaleźć informacje o kontrahencie niezbędne do:

• umieszczenia w rejestrach zakupu i sprzedaży wszelkich danych (o odbiorcy lub dostawcy) wymaganych przez ustawę o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym;

• emisji druków typu przelew;

• emisji wezwań do zapłaty;

• łatwego dotarcia do szczegółów dotyczących kontrahenta.

Aby zapewnić spełnienie tych warunków, kartoteka kontrahentów musi umożliwić zapisanie następujących danych:

• każdy kontrahent powinien mieć przypisane unikatowe, indywidualne oznaczenie (kod). Sposób jego budowy musi mieć postać zgodną z szablonem konta analitycznego, którego część stanowi;

• nazwę kontrahenta, która powinna mieć taką formę, jaka jest niezbędna ze względu na ewidencję VAT;

• dane adresowe (ulica, numer domu, numer lokalu, miejscowość, kod pocztowy, poczta),

• dane konta bankowego kontrahenta (numer konta, nazwa banku),

• nr identyfikacji podatkowej NIP kontrahenta.

Opcjonalne może być stworzenie w programie dwóch kartotek kontrahentów: jednej, zawierającej informacje o kontrahentach stałych, z którymi transakcje dokonywane są regularnie (często), i drugiej, w której gromadzone będą dane na temat kontrahentów, z którymi transakcje dokonywane są sporadycznie (na przykład 1-2 razy w roku). Przy dużej liczbie kontrahentów powinno to ułatwić codzienną pracę z programem.

Zapisywanie w module finansowo-księgowym operacji gospodarczych wymaga określenia stosowanych do tego celu typów dokumentów. Będą one takie same, bez względu na to, czy zarządca działa na rzecz jednego, czy też wielu właścicieli nieruchomości. W module finansowo-księgowym musi być zawarty jeden katalog typów dokumentów, dostępny z poziomu księgi głównej dowolnego właściciela. W tym katalogu powinny znaleźć się następujące informacje (pola):

• nazwa dokumentu;

• symboliczne oznaczenie typu dokumentu;

• określenie charakteru dokumentu (czy jest to dokument związany ze sprzedażą, zakupem, czy też dokument finansowy);

• oznaczenie, czy dla danego typu dokumentów ma być prowadzony rejestr VAT.

Zarządzając nieruchomościami jednego właściciela, zarządca będzie miał do czynienia z obsługą własnego rachunku bankowego oraz obsługą księgową rachunku bankowego właściciela. Przy zarządzaniu nieruchomościami wielu właścicieli liczba kont bankowych do obsługi księgowej może znacząco wzrosnąć.

Dla ułatwienia pracy należy stosować w module finansowo-księgowym jeden katalog kont bankowych. Jednocześnie, w celu wyeliminowania pomyłek, należy wprowadzić takie zabezpieczenia w pracy systemu, które umożliwiałyby - z poziomu księgi głównej konkretnego właściciela - wywołanie kont bankowych dotyczących jego nieruchomości. Z poziomu głównego menu modułu powinna istnieć jedynie możliwość zapisywania danych o poszczególnych rachunkach bankowych. Dane te powinny zawierać:

• nazwę banku (pełną lub akceptowany przez bank skrót nazwy);

• numer rachunku; gdy numer rachunku jest zbyt długi, aby mieścił się w jednej linii w odpowiednim polu przelewu, powinna istnieć możliwość odpowiedniego jego podziału;

• pole (symbol, identyfikator) pozwalające przyporządkować rachunek bankowy do konkretnego właściciela lub nawet konkretnej nieruchomości jednego właściciela.

Kiedy wprowadzimy do programu niezbędne informacje i utworzymy odpowiednie katalogi (słowniki), możemy rozpocząć operacje księgowe. Pierwszą, podstawową funkcją, którą chcemy realizować za pomocą programu finansowo-księgowego, jest ewidencjonowanie zdarzeń gospodarczych. Zdarzenia gospodarcze będą dotyczyły nieruchomości konkretnego właściciela. Pragnąc je zarejestrować, musimy wybrać odpowiednią dla tego właściciela księgę główną.

Bardzo często, gdy moduł finansowo-księgowy zostaje użyty w danej firmie po raz pierwszy, firma ta już prowadzi działalność gospodarczą. Występuje wówczas sytuacja, w której niektóre konta księgi głównej wykazują wartość różną od zera. Ma to miejsce wówczas, gdy w bilansie otwarcia występują nie rozliczone transakcje.

Program musi umożliwiać wprowadzenie takiego dokumentu niejako jako stanu w czasie t=0 (rozumiemy przez to moment, w którym rozpoczynamy ewidencjonowanie zdarzeń gospodarczych za pomocą programu komputerowego). Może się zdarzyć, że jest to dokument zawierający bardzo wiele pozycji. Powinna więc istnieć w programie możliwość wprowadzenia go w kilku samodzielnie nie bilansujących się częściach. Powinno to ułatwić pracę osobom obsługującym program. Należy jednak przy tym tak zaprojektować zabezpieczenia w systemie, aby konta, które znalazły się we wcześniej zapisanych (zamkniętych) częściach dokumentu BO, nie mogły występować w jego kolejnych elementach, a po zakończeniu księgowań całego dokumentu dokonana została weryfikacja wielkości kwot zapisanych po stronie Wn i Ma.

Jan Krzysztof Pięta Autor jest współwłaścicielem firmy zarządzającej nieruchomościami.